Larissa Bayer (Zumtobel): Vernetzung von Information macht aus der Prozessdokumentation mehr als nur bunte Flowcharts

Nächste Woche veranstalten wir den diesjährigen i2 SUMMIT in Zürich mit zahlreichen nationalen und internationalen Referenten. Im Vordergrund stehen die Erfahrungen bei der Umsetzung der digitalen Transformation in Projekten der internen und externen Kommunikation. Im Vorfeld konnten wir bereits ein paar Referenten hier im Blog vorstellen – heute können wir die Liste noch um Larissa Bayer von Zumtobel ergänzen. Sie ist Prozessmanagerin bei dem Lichtlösungsanbieter aus Dornbirn und wird uns zu den Erfahrungen mit einem kollaborativen Ansatz zur Prozessdokumentation in ihrem Unternehmen berichten.

larissa_beier1. Frau Beyer – Sie referieren beim i2 SUMMIT. Mit welchen drei Schlagworten können wir Ihren Vortrag auszeichnen?

Prozesse | Dokumentation | Kollaboration

2. Was haben Sie sich zum Start des Projektes von „Prozessdokumentation mit SocialQMS“ versprochen?

Prozessdokumentation hat im Allgemeinen ein „angestaubtes“ Image. Viele Unternehmen dokumentieren Prozesse rein aus den Anforderungen der ISO-Zertifizierung heraus. Daher hält sich auch der damit verbundene Nutzen, welcher dem doch beträchtlichen administrativen Aufwand gegenüber steht, in Grenzen. Der Zugriff auf die entsprechenden Unterlagen ist mäßig und beschränkt sich in den Spitzen hauptsächlich auf die Phase vor bzw. nach einem Audit. Prozessdokumentation ist langweilig.

Das wollten bzw. wollen wir ändern. Die Prozessdokumentation soll „zum Leben erweckt“ werden. Interessant sein. Nutzen bringen. Und, ganz wichtig, in den Arbeitsalltag integriert werden.

3. Konnte das Versprechen eingelöst werden?

Absolut. Durch den kollaborativen Ansatz wecken wir Interesse. Wir beziehen all unsere Mitarbeiter ein. Alle können aktiv an der Gestaltung der Prozesse mitarbeiten, sich einen Überblick verschaffen. Das finden was speziell für sie wichtig und interessant ist. Und zwar schnell und einfach. Prozessdokumentation ist nicht mehr den Experten aus der Qualität vorbehalten.

Eine intuitive Symbolik sowie die Vernetzung von Informationen machen aus Prozessdokumentation mehr als nur bunte Flowcharts.

4. Was war die grösste Herausforderung auf dem Weg dorthin?

Die wohl größte Herausforderung war den Rückhalt und die Unterstützung des Managements für das Projekt bzw. das Vorhaben zu erhalten. Das führte besonders in der Anfangszeit zu Verzögerungen.

5. Was wurde getan, um diese Herausforderung erfolgreich zu lösen?

Zwei Board Members konnten für das Thema als „Schirmherren“ gewonnen werden und unterstützen nun aktiv den Roll-out in den unterschiedlichen Abteilungen und Business Divisions.

Zudem setzen wir stark auf internes Marketing und promoten unsere Projekt-internen „Sucess Stories“.

6. Welche Erwartungen haben Sie für den i2 SUMMIT?

Ich freue mich auf einen inspirierenden Austausch sowie neue Blickwinkel.