#i2s17 Der Digital Workplace ein weiteres System im Sammelsurium? Nein, sagt Stephan Schillerwein

Der i2 Summit hat sich die nächste Stufe der Digitalen Transformation auf die Fahne geschrieben und damit die weitere Entwicklung des Digital Workplace. Björn Negelmann formulierte erste Gedanken und eine hilfreiche Übersicht bereits in seinem Blogbeitrag. Heute wollen wir es etwas genauer wissen, und zwar von Stephan Schillerwein, der den Summit mit seiner Opening Keynote „Digital Workplace zwischen Arbeitsunterstützung und Veränderungswerkzeug“ in Schwung bringen wird.

Stephan Schillerwein ist ein international anerkannter Experte für Intranets, Social Collaboration und den Digital Workplace. Mit einem Erfahrungsschatz aus 20 Jahren Unternehmens- und Beratungspraxis zählt er zu den Pionieren im Bereich der digitalen Medien.

In dieser Zeit hat er mehr als 120 Projekte in über 70 Unternehmen aller Grössen und Branchen als Berater begleitet, kennt die Unternehmenspraxis aber auch aus eigener Tätigkeit als Manager in KMU’s und Grossunternehmen.

Stephan, welche drei Schlagworte kennzeichnen Deine Keynote?

Die neue #Buzzword-Flut (und was an ihnen dran ist) – „#Change the Change“ (wieso wir die Veränderung anders angehen müssen) – „#Beyond Digital“ (wieso der Digital Workplace mehr als nur die digitalen Arbeitsweisen beinhalten muss).

Der Titel Deiner Keynote ließ mich aufmerken: Digital Workplace zwischen Arbeitsunterstützung und Veränderungswerkzeug? Wieso „zwischen“ und nicht z. B. „als“?

Es ist natürlich tatsächlich beides! Trotzdem wird es in nicht wenigen Unternehmen immer noch als „entweder oder“ behandelt. Es fehlt also vielerorts noch die integrale, ganzheitliche Sicht auf den digitalen Arbeitsplatz. Kein Wunder, denn in der Vergangenheit hatte jedes System und jedes Arbeitsmittel typischerweise genau einen, sehr klar umrissenen Anwendungszweck. Und für jede neue Funktion wurde entsprechend ein neues System oder Arbeitsmittel beschafft. Deswegen finden sich heute selbst in jedem KMU hunderte von Systemen – mit allen Problemen, die eine derart umfangreiche Landschaft von isolierten Systemen mit sich bringt.

Der Ansatz, dass der Digital Workplace nun nicht einfach noch ein weiteres System in diesem Sammelsurium ist, sondern dass er sich zum Hauptwerkzeug des Wissensarbeiters entwickeln soll, ist da natürlich erst mal eine grosse Umstellung. Also schon alleine im Thema Arbeitsunterstützung bringt der digitale Arbeitsplatz eine radikale Neuerung mit sich. Und dann soll er auch noch als Instrument zur Unterstützung eines mindestens ebenso radikalen Veränderungsprozesses in den Unternehmen werden, hin zu mehr Offenheit, Agilität, Vertrauen und übergreifender Zusammenarbeit.

Und genau das – also der Umfang und die Mächtigkeit dieser Themen – führt dann häufig zu einem Denken in „entweder oder“. In meinem Vortrag möchte ich dann natürlich aufzeigen, dass das nicht nötig ist, sondern dass beides Hand in Hand geht.

Was macht für Dich eigentlich den Digital Workplace aus?

Das ist eine wichtige Frage, denn die Verwirrung um den Digital Workplace wird aus meiner Beobachtung eher grösser denn geringer. Es gibt mittlerweile ja auch eine ganze Reihe von Definitionen für den digitalen Arbeitsplatz – die alle auch nicht verkehrt sind, für einen normalen Mitarbeitenden im Unternehmen aber meistens trotzdem wenig hilfreich sind. Zudem ist der Begriff natürlich automatisch recht IT-lastig. Ein Mitarbeiter bei einem Kunden von mir sagte, als er den Begriff das erste mal hörte: „Toll, dann bekommen wir also neue PC’s!“.

Ich stelle deswegen mittlerweile bereits einen gewissen Verdruss mit diesem Begriff fest. Bei den meisten Unternehmen, die ich in solchen Vorhaben unterstütze, wird deswegen auch gar nicht mehr unbedingt vom Digital Workplace gesprochen, sondern es werden andere Namen verwendet, die den jeweiligen Scope des Projektes besser beschreiben. Dabei stehen dann häufig die Themen Zusammenarbeit oder die Weiterentwicklung der Arbeit generell im Mittelpunkt.

Und genau das macht für mich auch den Digital Workplace aus: er ist die Basis, auf der die Weiterentwicklung unserer Arbeitsweisen, in einer Welt, die immer digitaler und collaborativer wird, erfolgen kann.

Dass unsere Arbeit unterstützt wird, wollen wir im Grunde alle, nur mit der Veränderungsbereitschaft ist es oft so ein Ding. Können Werkzeuge Veränderung voranbringen?

Diese Vorstellung herrscht zwar immer noch in nicht wenigen Unternehmen, ist aber ganz klar überholt oder genauer gesagt: für diese Art von Veränderungen nicht anwendbar. Mangelnder Veränderungswille in den Unternehmen hat aus meiner Erfahrung meistens vor allem mit folgenden beiden Umständen zu tun:

Erstens damit, dass das zu lösende Problem nicht oder nicht ausreichend klar ist. Und wenn ich kein Problem sehe, wieso sollte ich dann etwas ändern? Und aus Sicht des Mitarbeitenden ist das bisherige Fehlen eines Digital Workplace sicher kein relevantes Problem. Insofern müssen die Projekte hier viel stärker auf die individuellen Problemstellungen der Mitarbeitenden eingehen, damit diese überhaupt verstehen können, warum sich die Veränderung denn auch für sie persönlich auszahlen wird.

Und zweitens behindern die Veränderungsbereitschaft natürlich auch die Erfahrungen, die die Mitarbeitenden mit Veränderungsinitiativen in der Vergangenheit gemacht haben. Diese sind meist negativ. Somit muss auch der Punkt „wieso ist diese Veränderung anders“ thematisiert und greifbar gemacht werden.

Insofern sind die Mitarbeitenden eines Unternehmens nicht per se Veränderungsmuffel und dürfen deshalb auch nicht als solche behandelt werden. Wenn man mit den Leuten redet und sich dabei z.B. herausstellt, dass sie riesige Probleme mit der Email-Flut oder der Zusammenarbeit an Dokumenten haben, dann werden sie eine echte Verbesserung in diesen Bereichen sicher nicht ablehnen.

Welche Erwartungen hast Du an den i2 Summit?

Der i2 Summit ist für mich die einzige Konferenz in der Schweiz, die dieses Thema ganzheitlich, nicht-technisch und unabhängig von einem bestimmten Software-Hersteller angeht. Und das ist extrem wichtig, denn wenn wir diese komplexen und primär organisatorisch-kulturellen Themen aus der Perspektive eines Systems anschauen, dann wird es zwangsläufig auf die jeweiligen Gegebenheiten dieses Systems verzehrt und reduziert. So wird man sich zum Beispiel an einer Sharepoint-Konferenz nie neutral und ausschliesslich von Anwenderbedürfnissen getrieben über das Thema Collaboration unterhalten – sondern immer aus dem Kontext der Möglichkeiten und Grenzen der entsprechenden Funktionalitäten von Sharepoint in diesem Anwendungsgebiet.

Insofern erwarte ich mir vom i2 Summit die Fortführung der Diskussion aus der einzigen Perspektive, die am Ende des Tages wirklich zählt: wie können wir unsere Mitarbeitenden und Unternehmen in einer digitalen Welt weiter voranbringen?

Stephan, vielen Dank für Deine Antworten.

The following two tabs change content below.
Ellen Trude
Ellen Trude, nach 28 Jahren Tätigkeit in Aus- und betrieblicher Weiterbildung der Bayer AG mit stets neuen und meist innovativen Projekten und Aufgaben nunmehr in einer gesunden Mischung aus Vorruhestand und Aktivitäten rund um Workplace (Arbeiten 4.0 / Digitalisierung) und Lernen (Lernen 4.0 / Social Learning) unterwegs - meist digital.