Bei der Etablierung des Digital Workplace sind komplexe Herausforderungen zu lösen! #i2s18

Zum zweiten Mal hat die IDG Research mit Unterstützung verschiedener Firmen eine qualitative Studie zur Einschätzung und Bewertung der Entwicklungen beim „Arbeitsplatz der Zukunft“ durchgeführt. Als Fazit stellen die Organisatoren der Studie fest, dass die Projekte zu dem Thema durchaus gereift sind, aber die Einschätzung über den Fortschritt und die Herausforderungen im Vergleich zu 2017 kritischer geworden ist. (Studien-PDF 2017 & 2018)

Laut der Studie, die auf 628 qualitativen Interviews in der DACH-Region basiert, liegen die Gründe für die Einschätzung in der Bewertung, dass die erfolgreiche Etablierung neuer Arbeitsmodelle doch komplexer ist – als ursprünglich angenommen. Dabei führt die Studie natürlich die organisatorischen Aspekte – wie auch technologische Herausforderungen an, die wir im Hinblick auf die Diskussionen beim i2 SUMMIT aus einer Schweizer Sicht diskutieren wollen.

Technologisch liegen die Herausforderungen im funktionierenden, digitalen Ökosystem

Noch immer kämpfen Unternehmensvertreter – nach den Ergebnissen der IDG Studie – damit, dass sie zunächst einmal die infrastrukturellen Voraussetzungen für die moderne Arbeitswelt bereitstellen können. Dabei sind es laut der Studie weniger die Software-Lösungen als vielmehr die zugrunde liegende IT-Infrastruktur, die als weiterhin unzureichend bewertet wird. Hierzu zählen natürlich die Anbindung an Kommunikationsnetzwerke und die IT-Sicherheit. Mobiles und flexibles Arbeiten braucht ein sicheres und ständig verfügbares Ökosystem, dessen Realisierung in der Studie als zentrale technologische Herausforderung betrachtet wird.

Auch die verschiedenen Studien zum „mobil-flexiblen Arbeiten“ in der Schweiz belegen diese Aussage. Zwar ist die Schweiz mit ihrem fünften Platz im weltweiten Digitalisierungs-Ranking der IMD bereits sehr fortgeschritten (insbesondere im Vergleich zu Deutschland), dennoch erfordert auch in der Schweiz die Bereitstellung eines funktionierenden, sicheren Ökosystems zum mobilen Arbeiten – von der Netzinfrastruktur über die Sicherheitsarchitektur bis zu den in einem ganzheitlichen Anwendungskontext integrierten Cloud-Diensten – weiterhin die volle Aufmerksamkeit und Anstrengung in der Umsetzung und Aufrechterhaltung.

Insbesondere der Aspekt des ganzheitlichen Anwendungskontext – sprich welche Arbeitsunterstützungsanwendungen mit Kollaborations- und Informationsangeboten im Kontext des Digital Workplace kombiniert und bereitgestellt werden müssen – ist ein zentraler Punkt der Diskussionen beim i2 SUMMIT im November. Natürlich ist dabei Microsoft’s Cloud-Office-Ansatz „Office 365“ und die Erfahrungen mit der Realisierung eines ganzheitlichen Anwendungskontext auf diesem Ökosystem ein Thema.

Organisatorisch braucht es ein Umdenken bei Arbeitsabläufen und aktiven Beteiligung der Mitarbeiter

Neben den infrastrukturellen Aspekten werden in der Studie einmal mehr die notwendigen organisatorischen Veränderungen als große Herausforderungen auf dem Weg zum „Arbeitsplatz der Zukunft“ angeführt. Aus Mitarbeitersicht sind es die Arbeitsmodelle und -abläufe und aus Managementsicht die Sensibilisierung und die Befähigung der Mitarbeiter, welche die großen Herausforderungen auf dem Weg zum „neuen Arbeiten“ darstellen. (Quelle)

Diese Aussagen bestätigen sich auch entlang der verschiedenen Studien zum „mobil-flexiblen Arbeiten“ in der Schweiz. So sieht Prof. Dr. Hartmut Schulze von der FHNW insbesondere die Befähigung zu einem selbstbestimmten und selbstdizipliniertem Arbeiten als wichtige Voraussetzung für Produktivität in diesem Arbeitskontext. Gleichermassen führt er den richtigen Führungsstil als weiteren wichtigen Baustein an. Hierzu sieht er folgende Punkte als erforderlich für einen erfolgreichen Führungsstil:

  • Ziel- und ergebnisorientiertes Führen
  • Kontrolle abgeben, Vertrauen aufbauen
  • passende Regeln und Abmachungen finden
  • Kommunikation über neue Medien aufrechterhalten können

Auch Anne Maigatter von der FHNW sieht als größte Herausforderung auf dem Weg zu einem funktionierenden „mobil-flexiblen“ Arbeiten den richtigen Führungsstil: (Quelle)

Ich glaube, das ist die Vertrauensfrage und auch die Aufgabe als Führungskraft zu klären, wie selbständig die Mitarbeitenden sind. Können die Mitarbeitenden mit der neu gewonnenen Freiheit umgehen? Was benötige ich als Führungskraft, um zu vertrauen? Dann geht es darum, die Vertrauenskultur auszubauen und das Missverständnis zu beseitigen, dass nur jene, die im Büro sind, wirklich arbeiten.

Beim i2 SUMMIT wollen wir u.a. an den Beispielen von Eurocontrol und Evonik die kulturellen und organisatorischen Herausforderungen auf dem Weg zur erfolgreichen Etablierung digitaler Arbeitsformen diskutieren. Dabei geht es immer wieder um den Prozess des Umdenkens, der auf verschiedenen Ebene passieren muss und langwierig ist.

Raiffeisen Schweiz als „Good Practice“ bei der Digitalisierung der Arbeitswelten

Bei der Digitalisierung der Unternehmen und Arbeitswelten gibt es nicht das „Erfolgsrezept“ für alle Unternehmen, da jede Branche unterschiedliche Arbeitskontext und jedes Unternehmen mit einer eigenen Historie beim Thema „Unternehmenskultur“ und damit mit einem eigenen Status-Quo der Arbeitsweisen hat. Dennoch gibt es immer wieder „Good Practices“, die herausstechen, und dazu kann man sicherlich auch die Raiffeisen Schweiz zählen, die auf verschiedenen Ebenen die Digitalisierung des Unternehmens und der internen Zusammenarbeit vorantreibt.

Eine zentrale Funktion beim Wandel der Raiffeisen Schweiz hat dabei der „Digital Workplace“, der – wenn er begeisternd im Sinne von intuitiv unterstützend, personalisiert und schnell ist – positive Arbeitserfahrungen ermöglicht, die einen Wandel und Umdenken zum Teil erst ermöglichen und verstärken. Damit wird der „Digital Workplace“ zum Dreh- und Angelpunkt für die digitalen Veränderungen im Unternehmen. Bei der Raiffeisen Schweiz wurden dabei drei Zielsetzungen definiert, die der „Digital Workplace“ ermöglichen muss:

  • Ortsunabhängiges mobiles Arbeiten: Das Arbeiten ist weder an Ort noch an Zeiten gebunden und ist von überall her möglich, auf unterschiedlichen Geräten mit Zugriff auf alle Daten.
  • Zusammenarbeit und Kommunikation: Losgelöst von starren Hierarchien wird eine Zusammenarbeit wissens- und nutzenorientiert ermöglicht.
  • Neue Arbeitsplatz Umgebungen: Arbeiten mit unterschiedlichen Arbeitsgeräten in einer flexible und offene Arbeitsumgebungen.

Beim i2 SUMMIT freuen wir uns über die Teilnahme von Dr. Nadine Stutz von der Raiffeisen Schweiz, die uns begleitenden Maßnahmen zur Befähigung der Mitarbeiter zum neuen digitalen Arbeiten berichten wird. Damit bietet der i2 SUMMIT wieder einen spannenden Einblick in verschiedene Veränderungsprojekte in der Schweiz sowie auch ausserhalb.